Hoe lees je een inkoopfactuur van een horecaleverancier?

Eerst de kern: wat wil je uit een inkoopfactuur halen?

Met een inkoopfactuur van een horecaleverancier doe je drie dingen: je controleert de levering, je controleert prijs en btw, en je verwerkt de factuur in je administratie. De Belastingdienst schrijft voor welke gegevens erop moeten staan.

Het gaat om volledige naam en volledig adres van leverancier en afnemer, btw-identificatienummer van de leverancier, factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, hoeveelheid en soort goederen (of aard en omvang van de dienst). Ook om bedrag exclusief btw, toegepast btw-tarief en btw-bedrag in euro's. Die lijst is je checklist; de leverancier moet die gegevens vermelden.

Werk de factuur in vaste volgorde af: eerst de kop (wie factureert aan wie), dan nummer en datums, dan de factuurregels tegen bestel- en leveringsbon, dan prijs en btw per tarief, en tot slot de optelling naar het eindbedrag.

Ontbreekt een verplicht gegeven of klopt iets niet, neem de factuur dan niet zonder meer op in je administratie. Vraag de leverancier om aanvulling of een nieuwe factuur. Zo voorkom je dat je later een factuur moet corrigeren die al in je btw-aangifte zit.

Check de kop: wie factureert en aan wie?

Bovenaan staan de volledige naam en het volledige adres van de leverancier. Dat moet het adres zijn waar de onderneming feitelijk is gevestigd; alleen een postbusnummer is volgens de Belastingdienst niet voldoende.

De juridische naam moet erop staan. Een handelsnaam mag ook, maar alleen als die samen met adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij een fiscale eenheid staat meestal de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur.

Daarnaast horen het btw-identificatienummer van de leverancier op de factuur (met 'NL' ervoor) en, als de leverancier bij de KVK is ingeschreven, het KVK-nummer. Zonder die nummers kun je de factuur niet goed aan de juiste rechtspersoon koppelen.

Ook jouw naam en volledige adres moeten erop staan: zo zie je dat de factuur aan jouw zaak is gericht en niet aan een andere vestiging of een privéadres.

Jouw btw-identificatienummer is niet altijd verplicht, maar wel in een aantal situaties, waaronder verlegging van btw, export van goederen naar andere EU-landen en bepaalde daarmee samenhangende diensten, zoals vervoersdiensten. Staat hij er niet terwijl er verlegging is, dan ontbreekt een verplicht gegeven op de factuur.

Belastingdienst: minimumvereisten voor facturen

Factuurnummer, factuurdatum en leverdatum

Het factuurnummer moet uniek zijn: de Belastingdienst schrijft opeenvolgende nummers voor, in één of meer reeksen, en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Voor jou is het hulpmiddel om dubbele en ontbrekende facturen op te sporen en om bij vragen of geschillen naar een specifieke factuur te verwijzen.

Krijg je twee facturen met hetzelfde nummer, of ontbreekt er een nummer in de reeks van een vaste leverancier, zoek dat dan uit voordat je betaalt.

De factuurdatum is de datum waarop de factuur is uitgereikt. De leverdatum is de datum waarop goederen of diensten zijn geleverd; die hoeft niet gelijk te zijn aan de factuurdatum. Bij vooruitbetaling moet de factuur ook de betaaldatum vermelden als die afwijkt van de factuurdatum.

Dat onderscheid is praktisch: je boekt op factuurdatum, controleert de levering op leverdatum en zoekt de factuur terug op factuurnummer. Noteer bij het inboeken meteen bij welke bestelbon of leveringsbon de factuur hoort, zodat je later precies ziet welke levering erachter zit.

Verschil tussen factuurdatum en leverdatum

Lees de factuurregels als een bestelbon

Op elke regel staat wat er is geleverd en hoeveel, in de eenheid waarin je inkoopt. De Belastingdienst noemt als voorbeeld 100 kilo suiker; bij diensten gaat het om aard en omvang van de dienst. Bij een horecaleverancier loopt dat uiteen van frites en snacks tot groentes, koffie en thee, verpakkingen, dranken en overige horecabenodigdheden. Horecagroothandel Hoka heeft zulke artikelen in zijn assortiment.

Let vooral op de eenheid. Een doos, een krat, een pak van 12 of een kilo per stuk maakt veel uit voor het regelbedrag: staat er '1' terwijl je 12 flessen hebt ontvangen, of rekent de leverancier per kilo af terwijl jij per stuk bestelt, dan klopt het bedrag niet. Reken het gefactureerde aantal om naar de eenheid waarin je zelf bestelt, zodat je het kunt vergelijken met je bestelbon en met de pakbon of leveringsbon die je bij aflevering krijgt.

Vergelijk regel voor regel met die twee documenten. Afwijkingen zijn minder geleverd dan gefactureerd, een verkeerd artikel, een product dat niet is geleverd of een artikel dat je niet hebt besteld. Noteer ze direct op de bon of in je administratie en meld ze bij de leverancier voordat je betaalt.

Controleer ook of de omschrijving concreet genoeg is om het artikel terug te vinden. Een algemene omschrijving zonder inhoud, gewicht of artikelnummer maakt het vrijwel onmogelijk om achteraf te beoordelen of de factuur bij de levering hoort.

Prijs, kortingen en btw per tarief

Per regel let je op de prijs per eenheid exclusief btw en op kortingen die niet al in dat bedrag zitten. De factuureisen noemen die twee apart: eenheidsprijs exclusief btw en kortingen voor zover niet in de prijs opgenomen. Controleer de som: aantal maal de eenheidsprijs minus korting is het regelbedrag exclusief btw. Wijkt dat af, dan zit de fout meestal in de eenheid of in een korting die wel of niet is doorberekend.

Voor elk btw-tarief of elke vrijstelling moet de factuur vermelden: het bedrag per eenheid exclusief btw, eventuele kortingen, toegepast btw-tarief, vergoeding (prijs exclusief btw) en btw-bedrag in euro's. Rekent de leverancier met meer dan één tarief op dezelfde factuur, dan moeten die bedragen per tarief apart staan.

Dat heb je nodig om te controleren of het btw-bedrag klopt: tel de grondslagen per tarief op, pas het tarief toe en vergelijk met de factuur. Controleer ook of op elke regel het tarief staat dat je verwacht - een verlaagd tarief waar dat niet hoort, of andersom, verandert je voorbelasting. Twijfel je over de toepassing, vraag het na bij de leverancier voordat je de factuur verwerkt.

Let op bij verlegging of een vereenvoudigde factuur

Bij verlegging moet jouw btw-identificatienummer op de factuur staan. Dat geldt ook bij export van goederen naar andere EU-landen en bij bepaalde daarmee samenhangende diensten, zoals vervoersdiensten.

Ontbreekt jouw btw-id daar, dan mis je een verplicht gegeven en kun je de factuur niet zonder meer verwerken.

Verder moet uit de factuur blijken of een bijzondere btw-regeling van toepassing is, zoals de margeregeling, de verleggingsregeling of een btw-vrijstelling voor intracommunautaire leveringen van goederen. Zie je zo'n vermelding, noteer die dan in je administratie net als de factuur zelf, zodat je boekhouding en aangifte op dat punt aansluiten.

Is het factuurbedrag € 100 of lager inclusief btw, dan mag een vereenvoudigde factuur worden gebruikt: er hoeven dan minder gegevens op te staan. Dat komt voor bij kleine aankopen, bijvoorbeeld een losse bestelling of een eenmalige leverancier.

Je hoeft zo'n factuur niet te weigeren, maar zorg dat je administratie op een andere manier laat zien wie de leverancier is, wanneer er is geleverd en waarvoor, zodat je betaling en levering later kunt thuisbrengen.

Voor- en nadelen van vereenvoudigde facturen

Van regeltotaal naar eindtotaal én je administratie

Tel aan het eind de regelbedragen exclusief btw op, tel de btw per tarief op en vergelijk die met het totaal op de factuur. Is er vooruitbetaald, controleer dan of dat bedrag in mindering is gebracht op het eindbedrag en of de betaaldatum op de factuur staat wanneer die afwijkt van de factuurdatum. Zo voorkom je dat je twee keer betaalt of meer betaalt dan de som van de regels.

Leg de factuur daarna vast in je administratie, gekoppeld aan bestelbon en leveringsbon, met het factuurnummer als referentie. Gevonden afwijkingen meld je bij de leverancier; vraag om een creditfactuur of gecorrigeerde factuur en verwerk die ook in je administratie. De btw-bedragen per tarief op de factuur gebruik je in je btw-administratie en btw-aangifte; een factuur die je niet hebt gecontroleerd, werkt dus door tot in je aangifte.