Horecaleverancier kiezen: criteria, scorekaart en afspraken op papier

Wat je moet onthouden

Voedselveiligheid is een eis, geen keuzecriterium. Volgens de NVWA moet elk bedrijf dat met levensmiddelen werkt een plan op basis van HACCP hebben, of een goedgekeurde hygiënecode volgen. Je groothandel valt daar ook onder.
Een certificaat zegt pas iets als je de scope leest. De GFSI geeft zelf geen certificaten uit: ze erkent certificeringsprogramma's, en de certificaten komen van certificatie-instellingen. Vraag naar het schema, de gecertificeerde locatie en de geldigheid.
Een beding in algemene voorwaarden is vernietigbaar als de leverancier je geen redelijke mogelijkheid gaf ze te lezen (artikel 6:233 onder b BW, Nederland). Ter hand stellen voor of bij het sluiten van de overeenkomst voldoet (6:234). Vraag ze dus op voordat je tekent.
Zonder afgesproken betaaltermijn is wettelijke rente verschuldigd vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur (artikel 6:119a lid 2 BW, Nederland). Partijen mogen een uiterste betaaldag afspreken van ten hoogste 60 dagen, tenzij ze uitdrukkelijk een langere termijn opnemen die niet kennelijk onbillijk is (lid 5). Een groothandel mag korter eisen: Sligro hanteert 7 dagen.
Leg minimaal vastleverdagen en venstertijd, bestelmoment, minimaal bestelbedrag, prijswijzigingen, klachttermijn, eigendomsvoorbehoud en opzegtermijn.

Eerst de basis: voedselveiligheid en traceerbaarheid

Elk bedrijf dat met levensmiddelen werkt, moet een voedselveiligheidsplan op basis van HACCP hebben. In de horeca kun je ook een door de NVWA goedgekeurde hygiënecode gebruiken. De NVWA komt volgens de KVK onaangekondigd langs en kijkt onder meer naar je registratielijsten. Jouw eigen plan is dus maar zo sterk als wat je binnenkrijgt.

De Europese regels zeggen daar twee dingen over. Een levensmiddelenbedrijf mag geen grondstoffen of ingrediënten accepteren waarvan bekend is of redelijkerwijs mag worden aangenomen dat ze zo verontreinigd zijn dat ze ongeschikt zijn voor menselijke consumptie, ook na normaal sorteren of bereiden. En de koudeketen mag niet worden verbroken; alleen kortstondig mag van temperatuurbeheersing worden afgezien als dat nodig is voor de hantering en geen risico voor de gezondheid oplevert (Verordening 852/2004, bijlage II, hoofdstuk IX, punten 1 en 5, geldt in de hele EU). Je controleert dus bij elke levering wat je aanneemt.

Voor traceerbaarheid schrijft Verordening 178/2002 in artikel 18 lid 2 voor dat je kunt nagaan wie jou levensmiddelen heeft geleverd, met systemen en procedures om die informatie op verzoek aan de bevoegde autoriteiten te geven. Redactionele suggestie: bewaar leveringsbonnen en facturen op een vaste plek, zodat je bij een terugroepactie van de groothandel weet welke partijen je in huis hebt.

Redactionele suggestie: vraag een groothandel vooraf hoe de koudeketen tijdens transport wordt bewaakt, hoe vervanging bij een uitgevallen product verloopt en hoe hij klanten informeert bij een terugroepactie. Een leverancier die daar geen antwoord op heeft, is een risico voor je HACCP-plan.

De NVWA noemt in zijn overzicht van hygiënecodes per branche ook een hygiënecode voor de groothandel in dranken en horecabenodigdheden (website GDH) en een hygiënecode voor transport, opslag en distributie van levensmiddelen (websites TLN en EVO). Vraag een groothandel daarom of hij volgens zo'n goedgekeurde code werkt of een eigen HACCP-plan heeft.

Certificaten lezen: wat een logo wel en niet zegt

De Global Food Safety Initiative (GFSI) erkent certificeringsprogramma's die aan haar benchmarkvereisten voldoen. Volgens de veelgestelde vragen van de GFSI werkt die erkenning op het niveau van het programma, en geeft een certificatie-instelling het certificaat uit volgens de regels van de programma-eigenaar. FSSC 22000 meldt op de eigen website dat het schema de erkenning van de GFSI heeft. IFS biedt verschillende standaarden, waaronder IFS Food, IFS Logistics, IFS Broker en IFS Wholesale / Cash & Carry.

Een certificaat is voor jou nuttig als de scope past bij wat de groothandel voor jou doet: opslag, transport, handel of verwerking. Vraag naar het certificaat zelf en let op deze punten:

Welk schema en welke standaard staat erop?
Welke vestiging of locatie is gecertificeerd, en is dat de locatie die jou levert?
Wat valt binnen de scope, en wat is de geldigheidsdatum?

In de uitleg van de NVWA bestaat de wettelijke plicht uit een voedselveiligheidsplan op basis van HACCP of een goedgekeurde hygiënecode, niet uit een certificaat. Een certificaat is dus een extra signaal en vervangt de wettelijke eisen niet. Redactionele suggestie: laat een leverancier die de wettelijke eisen niet kan aantonen afvallen, ook met een mooi logo.

Scorekaart: zo vergelijk je groothandels

De weging hieronder is Redactionele suggestie, geen norm. Pas de percentages aan op je eigen zaak: een visrestaurant weegt de koudeketen zwaarder dan een koffiebar. Geef elke kandidaat per criterium 1 tot 5 punten, vermenigvuldig met de weging en tel op.

Criterium	Wat je vraagt of controleert	Weging
Assortiment	Dek je het grootste deel van je inkoop af? Zijn specificaties en allergeneninformatie beschikbaar?	20
Leverschema	Leverdagen per week, venstertijd, uiterste bestelmoment, spoedlevering	15
Koudeketen en veiligheid	Temperatuurbewaking, HACCP-plan of hygiënecode, certificaat met scope, traceerbaarheid	15
Prijs en prijsafspraken	Prijs excl. btw, kortingen, regels voor wijzigingen	15
Minimale bestelling en kosten	Minimumbedrag, transportkosten, emballage	10
Betaalvoorwaarden	Termijn, gevolgen van te late betaling	5
Service	Vaste contactpersoon, klachtafhandeling	10
Continuïteit	Wat gebeurt er bij uitval of een tekort?	10

Voor regionale kandidaten helpt hoe je regionale horecaleveranciers vindt. Sluit je een kandidaat in, vraag dan een proeflevering en vergelijk de eerste facturen met de offerte, zoals beschreven in hoe je een inkoopfactuur van een horecaleverancier leest.

Wat leg je vast: wet en voorbeelden uit echte voorwaarden

De regels hieronder gelden in Nederland. De voorbeelden komen uit de algemene voorwaarden van Sligro, zoals die op de site staan. Een andere groothandel hanteert andere termijnen, en voorwaarden kunnen wijzigen. Dit is geen juridisch advies: laat een concreet contract door een jurist lezen.

Onderwerp	Regel of voorbeeld	Wat je vastlegt
Welke voorwaarden gelden	Een beding in algemene voorwaarden is vernietigbaar als het onredelijk bezwarend is (artikel 6:233 onder a BW) of als de gebruiker je geen redelijke mogelijkheid gaf ze te lezen (6:233 onder b). Ter hand stellen voor of bij het sluiten van de overeenkomst voldoet voor onder b (6:234). Een partij die haar jaarrekening openbaar heeft gemaakt, of bij wie 50 of meer personen werkzaam zijn, kan op deze vernietigingsgronden geen beroep doen (6:235).	Welke set voorwaarden geldt en dat je ze hebt ontvangen
Leveren	Sligro spreekt per locatie het aantal leverdagen en het venster af. Levering mag op elk moment in het venster en de opgegeven levertermijnen zijn niet fataal (art. 21).	Leverdagen, venster, wat er gebeurt bij te late of uitgebleven levering
Minimale bestelling	Sligro hanteert een minimumorderbedrag per klantnummer per afleveradres en kan een (transport)toeslag rekenen (art. 21).	Bedrag en toeslag onder dat bedrag
Prijs	Prijzen zijn exclusief btw, transport en emballage. Sligro mag tussentijds prijzen wijzigen, en de prijs op de factuurdatum geldt, ook voor acties (art. 8 en 22). Een offerte blijft vier weken geldig (art. 4).	Hoe en wanneer prijzen veranderen, hoe lang een offerte geldt
Betalen	Zonder afspraak wettelijke rente vanaf 30 dagen na ontvangst van de factuur; een uiterste betaaldag tot 60 dagen mag, een langere alleen uitdrukkelijk en niet kennelijk onbillijk (6:119a BW). Sligro: 7 dagen na factuurdatum (art. 22).	Betaaltermijn, korting en gevolgen van te laat betalen
Klachten	De koper moet binnen bekwame tijd na ontdekking klagen (7:23 BW). Sligro eist bij breuk, omwisseling, manco of te veel geleverd een melding binnen 48 uur na aflevering, en klachten over voedselveiligheid direct na ontdekking (art. 6 en 23).	Termijn en kanaal voor klachten, wie crediteert
Eigendomsvoorbehoud	Een eigendomsvoorbehoud kan slechts geldig worden bedongen voor vorderingen over de geleverde zaken zelf; voor zover een voorwaarde daarbuiten valt, wordt ze voor ongeschreven gehouden (3:92 lid 2 BW). Sligro behoudt de eigendom van geleverde artikelen tot de klant al zijn (betalings)verplichtingen jegens Sligro heeft voldaan (art. 7).	Of de leverancier het voorbehoud hanteert en wat dat betekent voor onbetaalde voorraad
Aansprakelijkheid	Sligro sluit aansprakelijkheid uit behalve bij opzet of grove schuld en begrenst het bedrag (art. 10). Bij overmacht langer dan twee weken mag Sligro ontbinden (art. 14).	Wat wel en niet wordt vergoed bij schade
Opzeggen	Sligro: drie maanden voor beide partijen bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd, tenzij schriftelijk anders is afgesproken (art. 12). Sligro behoudt zich daarnaast het recht voor de overeenkomst op elk moment eenzijdig met onmiddellijke ingang op te zeggen (art. 3).	Opzegtermijn voor beide partijen

Let op de asymmetrie bij opzeggen: artikel 12 geeft beide partijen drie maanden, maar artikel 3 laat Sligro eenzijdig en direct opzeggen. Redactionele suggestie: vraag een opzegtermijn die voor jou en voor de leverancier gelijk is, zeker als je investeert in een volume-afspraak.

De betaaltermijn heeft een grens voor grote partijen. Is de schuldenaar een rechtspersoon die groot is naar de omvangscriteria van artikel 2:397 BW en de schuldeiser een ondernemer of rechtspersoon die aan die criteria wel voldoet, dan mag niet meer dan 30 dagen worden afgesproken (6:119a lid 6). Ben je een eenmanszaak, dan ben je als schuldenaar geen rechtspersoon en geldt die regel niet voor jou. Ook bij een kleine of middelgrote bv is een termijn tot 60 dagen in beginsel mogelijk.

Aansturen na de start

Een goede keuze blijft niet vanzelf goed. Redactionele suggestie: plan elk jaar een gesprek met je accountmanager en neem dan vier dingen mee. Vergelijk je laatste facturen met de afgesproken prijzen. Controleer of acties en kortingen zijn toegepast. Bekijk hoe vaak leveringen te laat of onvolledig waren. En vraag een offerte bij een tweede partij, zodat je weet wat de markt doet.

Hoe je van inkoopprijs naar kaartprijs komt, lees je in prijsopbouw en btw bij horeca-inkoop. Wil je een alternatief dichter bij huis, begin dan bij de regionale aanbieders in je omgeving en pas dezelfde scorekaart toe.